Panduan Asisten Eksekutif: Keterampilan, Kursus, dan Cara Memulai
Temukan jalur karier asisten eksekutif: cara memasuki bidang ini, bagaimana berkembang di dalamnya, dan potensi penghasilan Anda.
Seorang asisten eksekutif bekerja langsung dengan eksekutif puncak di sebuah perusahaan atau organisasi, memenuhi kebutuhan administratif tingkat tinggi serta tugas-tugas asisten standar. Jalur karier ini dapat memberikan banyak manfaat, termasuk kesempatan untuk bekerja bersama eksekutif tingkat tinggi, menjadi titik kontak bagi pemangku kepentingan internal dan eksternal, serta mengembangkan keterampilan yang dapat diterapkan dalam berbagai karier lainnya.
Terdapat peluang untuk memasuki bidang ini di sebagian besar kota besar, dengan tingkat pekerjaan tertinggi di daerah metropolitan seperti New York City, Los Angeles, dan Boston. Per Mei 2022, Biro Statistik Tenaga Kerja AS (BLS) melaporkan bahwa lebih dari 475.000 orang bekerja di bidang ini secara nasional, dengan gaji median sebesar $65.980.
Lanjutkan membaca untuk mengetahui berbagai jenis asisten eksekutif serta keterampilan, pengalaman, dan pendidikan yang dibutuhkan.
Apa Itu Asisten Eksekutif?
Asisten eksekutif memainkan peran penting dalam struktur perusahaan dengan menyediakan bantuan administratif dan komunikasi kepada eksekutif senior. Bekerja langsung dengan eksekutif ini membutuhkan keahlian dalam kerahasiaan dan organisasi, karena eksekutif sangat bergantung pada kemampuan asisten mereka untuk menangani sebagian besar komunikasi dengan klien, mitra, dan laporan langsung lainnya.
Apa yang Dilakukan Seorang Asisten Eksekutif?
Sehari dalam peran asisten eksekutif biasanya melibatkan berbagai tugas seperti penjadwalan, penulisan, interaksi dengan orang lain, dan pencatatan. Bergantung pada perusahaan dan kebutuhan eksekutif, tugas Anda mungkin mencakup, tetapi tidak terbatas pada:
- Melakukan tugas administratif seperti menulis email, membuat memo, dan menyusun komunikasi
- Menjaga catatan yang lengkap dan membuat laporan yang akurat
- Menyelesaikan kebutuhan penggajian dan akuntansi lainnya
- Merencanakan rapat dengan mengelola jadwal dan mengirimkan pengingat
- Menjawab telepon dengan cara yang tepat waktu dan membantu
- Menjadi wajah perusahaan bagi siapa pun yang masuk ke kantor
- Mengelola kalender, janji, dan detail perjalanan eksekutif dengan fokus utama pada organisasi
Keterampilan Asisten Eksekutif
Dalam peran ini, organisasi adalah keterampilan penting, mengingat Anda perlu mengatur dokumen, mengkategorikan email, dan menyaring panggilan telepon. Pengusaha cenderung mencari kandidat yang dapat menangani beban kerja yang beragam dari berbagai tugas dan proyek. Jika Anda memiliki kemampuan alami untuk melakukan banyak tugas, memperhatikan detail, dan memprioritaskan pekerjaan, peran sebagai asisten eksekutif mungkin cocok untuk Anda.
Menurut ZipRecruiter’s Career Keyword Mapper, keterampilan tempat kerja dan keterampilan teknis teratas yang sering disebutkan dalam deskripsi pekerjaan asisten eksekutif meliputi:
Penjadwalan dan Pengaturan Kalender: Eksekutif mungkin membutuhkan Anda untuk menjadwalkan rapat dan janji, mengatur perjalanan, dan menjaga kalender mereka.
Keterampilan Komunikasi: Untuk menyusun email dan laporan, melakukan panggilan telepon, dan membangun jaringan secara efektif, Anda perlu mengembangkan keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang kuat.
Microsoft Office: Kecakapan dalam Microsoft Office memungkinkan Anda untuk menggunakan spreadsheet, membuat presentasi, menyusun dokumen, dan lebih banyak lagi dalam peran Anda.
Dukungan Administratif: Selain keterampilan penjadwalan, pengaturan kalender, dan penulisan, Anda juga harus terampil dalam tugas dukungan administratif lainnya seperti entri data, pencatatan, mengelola persediaan kantor, dan melakukan riset.
Laporan Pengeluaran: Anda mungkin perlu membantu eksekutif melacak pengeluaran dan penggantian biaya serta memantau anggaran, sambil berkoordinasi dengan departemen keuangan atau akuntansi.
Proaktif: Ketika Anda proaktif dan dapat mengambil keputusan secara mandiri, Anda membantu eksekutif tetap fokus pada beban kerja mereka. Untuk menjadi proaktif, Anda membutuhkan kepercayaan diri dalam kemampuan Anda, pemikiran strategis yang tinggi, serta kemampuan untuk menangani berbagai situasi di tempat kerja terkait hasil dan solusinya.
Cara Menjadi Asisten Eksekutif
Saat mencari untuk memasuki peran asisten eksekutif, mulailah pencarian kerja Anda dengan merenungkan tujuan karier Anda, termasuk jenis perusahaan yang Anda minati dan industri yang menarik bagi Anda. Berikut beberapa langkah yang dapat diikuti:
Posisi tingkat pemula di bidang ini biasanya membutuhkan minimal ijazah sekolah menengah atas atau GED. Tidak jarang beberapa asisten eksekutif memiliki gelar associate atau sarjana. Dalam pencarian kerja Anda, Anda mungkin menemukan bahwa perusahaan di industri medis, teknologi, dan hukum memerlukan pelatihan tambahan dalam konsep dan prosedur spesifik industri.
Berikut beberapa contoh yang tersedia di Coursera:
- An Introduction to American Law dari University of Pennsylvania
- Key Technologies for Business dari IBM
- Medical Terminology dari Rice University
Anda dapat memulai sebagai asisten kantor, sekretaris, atau asisten administratif untuk maju ke posisi asisten eksekutif. Peran-peran ini memberikan pengalaman kerja kunci yang diperlukan untuk naik ke posisi asisten eksekutif. Pekerjaan ini sangat bergantung pada keterampilan interpersonal dan organisasi Anda, yang akan berkembang seiring waktu melalui pengalaman kerja yang relevan.
- Dapatkan Lisensi dan Sertifikat Profesional.
Selain pengalaman kerja dan pendidikan, lisensi dan sertifikat profesional di berbagai bidang dapat membantu menunjukkan kompetensi Anda dan meningkatkan potensi penghasilan Anda. Berikut beberapa penawaran di Coursera yang bisa dipertimbangkan:
- Intuit Academy Bookkeeping Professional Certificate
- HubSpot Sales Representative Professional Certificate
- Google Project Management Professional Certificate
Selain itu, berikut adalah beberapa kredensial yang spesifik untuk peran asisten eksekutif:
Program pelatihan intensif selama lima hari yang diakui secara internasional oleh Qualifi, badan penghargaan resmi yang diatur oleh pemerintah Inggris. Selama lima hari, Anda akan mempelajari keterampilan praktis dan pemahaman yang lebih dalam tentang kebutuhan operasional bisnis.
Ditawarkan oleh International Association of Administrative Professionals. Anda memerlukan gelar associate atau sarjana atau dua hingga tiga tahun pengalaman yang relevan untuk memenuhi syarat untuk sertifikasi ini. Empat tahun pengalaman relevan juga akan memenuhi syarat Anda sebagai pengganti gelar perguruan tinggi. Setelah dianggap memenuhi syarat, ujian diperlukan untuk menunjukkan pengetahuan Anda.
Saat Anda siap melamar pekerjaan sebagai asisten eksekutif, daftarlah di situs karier seperti LinkedIn, Glassdoor, dan Indeed untuk mendapatkan pemberitahuan tentang lowongan pekerjaan baru. Baca setiap deskripsi pekerjaan asisten eksekutif dengan cermat untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang dicari oleh pemberi kerja dan kualifikasi yang Anda perlukan. Persiapkan wawancara dengan meneliti perusahaan, merenungkan pengalaman Anda, dan mempersiapkan jawaban yang relevan.
Pengembangan Karier untuk Asisten Eksekutif
Saat Anda mendapatkan lebih banyak pengalaman sebagai asisten eksekutif, pertimbangkan peluang pengembangan karier berikut:
- Bekerja dengan eksekutif C-level
- Mendapatkan pekerjaan di perusahaan yang lebih besar yang menawarkan lebih banyak ruang untuk berkembang dan gaji yang lebih tinggi
- Menjadi eksekutif itu sendiri
Sepanjang jalur karier Anda, pertimbangkan faktor-faktor yang dapat menentukan potensi penghasilan Anda, termasuk lokasi, pendidikan, keterampilan, dan pengalaman. Lakukan riset data BLS dan informasi dari situs karier saat menegosiasikan gaji dan menetapkan tujuan penghasilan Anda.
